Systemet PIM håller produktdata i trim

Att e-handeln fortsätter att ta marknadsandelar råder det inte någon som helst tvekan om, och ytterst få företag som är inriktade mot försäljning saknar idag digital butik. Däremot är det, som sagt, inte alla som insett de enorma fördelarna med PIM-system.

De tre bokstäverna står för Product Information Management, vilket på begriplig svenska syftar till en central informationsplats och dynamisk produktkatalog där uppdateringar utförs.
– PIM-systemet är en del av att digitalisera ett bolag, där du lämnar Excel- eller Wordfiler bakom dig och jobbar med en anpassad lösning där du kan kvalitetssäkra data, samtidigt som den finns tillgänglig för alla i bolaget ur olika perspektiv. På så sätt kan man hålla koll på att allt är uppdaterat och att just detta är den allra senaste versionen, berättar Mikael Sjövind, arkitekt på Kodamera och någon som drivit flera PIM-projekt i mål för kunder av olika storlekar. 

PIM-arbete för GU

En uppdragsgivare är Göteborgs Universitet, som nyligen kunde presentera sin nya webbplats, byggd av Kodamera i samarbete med Consid. GU säljer inga produkter, men använder däremot ett PIM-system för att kunna samla och delge information om de olika utbildningar som lärosätet erbjuder.

I det här fallet består den informationen exempelvis av framtida möjligheter på arbetsmarknaden, utbildningens lokaler och miljöer, hur undervisningen är upplagd, möjligheter att studera utomlands samt inspel från tidigare alumner. 
– Det handlar om att GU vill säkerställa att alla marknadsförare av utbildningarna tänker i de här perspektiven, och att man har en stringens mot webbplatsens besökare så att det inte börjar “freestylas” i brödtexterna. 

Med ett PIM-system slipper man att uppdatera produktdata på flera olika ställen när information ska föras in från scratch, korrigeras eller tas bort. Inom dessa system talas det också ofta om “berikningsgrad”: det vill säga hur många fält som ska fyllas. Vissa är obligatoriska, andra valfria, och några rutor kan exempelvis vara dedikerade till utländska marknader. På så vis kan man kvalitetssäkra informationen och släppa ut den mot olika marknader när den är redo.

Sparar tid och pengar

Och apropå just det: PIM är inte nödvändigtvis ett externt verktyg, utan kan till exempel byggas i innehållshanteringssystem som Drupal. Det innebär att man som företag har möjligheten att hålla sig till enbart en plattform, snarare än flera olika.
– Jag skulle säga att ju färre system man har i sitt bolag, desto bättre är det. Det blir enklare att underhålla, enklare när personal ska utbildas och mer kostnadseffektivt vid vidareutveckling. Om ett system kan spela flera roller så är det positivt, säger Mikael och förklarar vidare att den viktigaste frågan dock är “vilka behov du har och vad du vill uppnå” med verktyget som ska strukturera informationen eller datan, och sedan därifrån utvärdera vad som är det bästa alternativet.
 
Enligt Andreas Rejvik, kundansvarig projektledare och partner på Kodamera, lär PIM-systemen i varje fall breda ut sig ännu mer över det digitala landskapet framöver.
– Det är en liten trend, och har varit det i ett par år nu. Många inser att det är viktigt ha den här sortens struktur, och att den i slutändan kan spara både tid och pengar, säger han.